הנחיות של גופים המאשרים תהליך אישור בנייה כמו לדוגמא דרישות האגף להגנת הסביבה לבקשות להיתרי בנייה יכולות להיות מורכבות. לדוגמא על מנת לקבל את אישור המחלקה להגנת הסביבה לבקשה, יש להגיש את המסמכים החתומים הבאים:
- הצהרת מהנדס בדבר יישום מפרטים בנושא מניעת דליפת גז ראדון, מיקום יחידות מעבה מזגנים לרבות אלמנט להסתרת המזגנים והארובות לפי תקן 158, עבור: גז ראדון, הסקה, מזגנים.
- הצגת הצהרה ותחשיב של מתכנן יסוד הבניין בדבר כמויות האדמה העודפות ופסולת בניין לפינוי, לרבות חתימתו של מבקש ההיתר המתחייב לקבור חומרים אלו באתרים מורשים בלבד.
- אם קיים אסבסט, יש למלא טופס הצהרת מהנדס בדבר הימצאות/אי נוכחות של אסבסט ו/או חומרים מסוכנים (אם מתבקשת הריסה בבקשה להיתר).
- הסכמים עם אתרים מוסדרים להטמנת עודפי אדמה ופסולת בניין, לפי שיקול דעתו של היזם. ניתן להגיש ערבות בנקאית עם מכתב מצורף במקום הסכמים כאמור – את הטופס ערבות בנקאית ניתן למצוא באינטרנט. יש רשימת אתרים מוסדרים להטמנת עודפי אדמה ופסולת בניין שניתן למצוא באתר של המשרד.
תהליך הגשת בקשה להיתר בנייה כאמור יכולה להיות מאוד מורכבת במיוחד אם מדובר בפעם ראשונה ולכן יש חשיבות לליווי מקצועי בתהליך. מחלקות רישוי בניה עוסקות במתן היתרי בניה בהתאם לחוק התכנון והבניה, תנאיו ואגרותיו, תשכ"ה-1965 וחובה לקבל היתר בניה לכל שינוי במבנה חיצוני בכל רשות מקומית או עירונית בישראל. יש לקבל היתר בניה לכל עבודת בניה לרבות שינוי חיצוני, למעט שינויים פנימיים (שיפוצים) בדירה קיימת שאינם כרוכים בשינויים חיצוניים או קונסטרוקטיביים. בקשות להיתר בניה רשאים להגיש גורמים המוסמכים על פי תקנות המהנדסים להגיש תכניות לרשות המוסמכת כהגדרתה בתקנות התכנון והבניה – מהנדס, אדריכל או הנדסאי הרשום בפנקס המהנדסים או ההנדסאים.
כל בקשה להיתר בנייה מתחילה בהכנת הבקשה – הכנת תכנית הבנייה תיעשה בהתאם לחוק התכנון והבניה ותקנותיו, ובאחריות עורך הבקשה. את התכנית מגישים באופן מקוון ישירות במחלקת הרישוי במרבית העיריות.
השלבים המרכזיים בתהליך הם: הגשת בקשה ושליחת התוכנית למחלקת הרישוי, לאחר מכן ביצוע הליך הפרסום ואישור הרפרנט כי הבקשה התקבלה בעירייה הרלוונטית (במידה ויהיו תיקונים, התוכנית לא תתקבל ותחזור לעריכת הבקשה). ניתן להגיש אישורים לפני הבדיקה בחלק המחלקות וחשוב לבדוק זאת בכל מחלקה. במקרה של בקשות שפורסמו ובגינן התקבלו התנגדויות, יזומנו הצדדים לוועדת המשנה להתנגדויות לשמיעת דבריהם. מתחילת התהליך עד סיומו יש לרוב 60 יום ואם התהליך לא ייסגר בזמן זה אז הבקשה תיסגר.